Arvete koostamine
Arved koostatakse Arvelduste mooduli kannete põhjal. Üks arve võib koosneda mitmest kandest. Kanded summeeritakse üheks arveks, kui on sama arve kuupäev, arve number, asutus/isik ja arvelduste objekt. Kanded summeeritakse üheks arve reaks, kui lisaks sama alus/info, ühik, hind, käibemaksu protsent, kliendi info. Erandina on võimalik kokku summeerida erineva hinnaga kanded. Sellisel juhul on hinnaks rea summa ja koguseks 1. Arveid on võimalik trükkida või salvestada pdf formaadis. Kui arved on salvestatud pdf formaadis, siis on võimalik neid edasi saata meilile, e-arvete operaatoritele või salvestada e-arvete xml formaadis. Arve trükkimisel või pdf formaadis salvestamisel tuleb valida dokumendi kujundus, mis seotakse kannetega.
Dokumendi kujundus
Dokumendi kujundusega määratakse arve visuaalne pilt, täiendav informatsioon ja arvutamise põhimõtted. Puudutab üle 100 parameetri ja tunnuse. Kõik sõnastused arve blanketil on muudetavad. Vajadusel võib koostada arveid erinevates keeltes, erinevate oma asutuse rekvisiitidega, erinevate sisu tunnustega. Dokumendi kujunduse kombinatsioonide arv ei ole piiratud. Dokumendi kujunduse lisamine/korrastamine toimub eraldi aknas, kus kõikide väljade nägemiseks tuleb akna sisu kerida alla poole.
Igale dokumendi kujundusele tuleb anda nimi, mis otstarbel seda kasutatakse. Dokumendi kujundused on ühised kõikidele kasutajatele. Kui dokumendi kujundust muuta, siis muutuvad varasemad arved (vm.dokumendid), mis selle kujundusega on seotud.
Andmeväljad on grupeeritud sarnase iseloomu järgi:
Üldised mõõdud/kujundus
- Võimalik on trükkida ühele lehele mitu arvet. Sõltub arve pikkusest. Kui iga uus arve tuleb alustada uuelt lehelt, siis tuleb määrata linnuke. Pdf formaadis salvestamisel alustatakse alati uut arvet uuelt lehelt.
- Arve ridu on võimalik trükkida värviliselt. Kui arved lähevad digiteerimisele, siis on soovitav kasutada must-valget arve kujundust.
- Kui arved on piisavalt lühikesed, siis on võimalik arve pilt lehel nihutada alla poole. Vastupidi, kui arve ei mahu ühele lehele, siis on võimalik ülevalt servast ruumi juurde saada. Vaikimis on vaba ruum 1000 ühikut ehk 1cm.
- Sõltuvalt olukorrast on võimalik arvel muuta kirja suurust. Kui teatud andmed ei mahu ära ja välja ei ole võimalik laiendada, siis tuleb kirja suurust vähendada.
- Reavahe määrab, kui hõredalt arve read paiknevad. Peab arvestama kirja suurusega, et tekst ei kattuks.
- Arve osapoole nimetuse laius määrab, kui palju jätame ruumi veergu, kus trükitakse arve osapoolte nimetused. Näiteks Müüja, Ostja jne.
- Arve osapoolte nime veeru laius arvutatakse automaatselt lehekülje laiusest, kust fikseeritud veergude laiused on maha arvutatud. Samas veerus kuvatakse ka arve saaja aadress. Aadressi paremaks paigutamiseks on võimalik määrata kitsam laius.
- Arve esitaja rekvisiitide nimetuste (Reg.nr., KMKR jne.) veeru laius on ühine rekvisiitide väärtuse veeru laiusega. Kui anname laiust juurde nimetusele, siis laieneb ka väärtuse veerg ning vastupidi.
- Arve/dokumendi nimi määrab, mis tüüpi dokumendiga on tegemist. Näiteks Arve, Kreedit arve, Leping, Otsus, Saateleht, Kviitung jne. Kui toimub Kassa/panga moodulis dokumendi eest tasumine, siis tuleb dokumendi nimi kaasa maksekorralduse selgitusse.
- Tasumise tähtaja sõnastus. Kui sõnastus puudub, siis välja ei trükita. Tasumise tähtaega ei trükita ka kui tähtaeg on sama, mis arve kuupäev
Arve osapooled
- Arve esitaja nimetus. Tavaliselt Müüja. Soovi korral võib muuta.
- Arve esitaja nimi. Kui jääb tühjaks, siis võetakse seadistusest enda asutuse nimi, reg.kood ja aadress. Kui arvel on vaja näidata allasutuse nimi, reg.kood ja aadress, siis tuleb sisestada ja antud dokumendi kujundust kasutada ainult selle allasutuse arvete korral. Iga allasutuse jaoks tuleb teha eraldi dokumendi kujundus.
- Makse saaja nimetus
- Makse saaja nimi. Kui makse saaja on sama, kui arve esitaja siis ei ole vaja täita. Kui makse saaja erinev arve esitajast, siis tuleb sisestada nimi ja pankade andmed, kuhu antud arve eest saab tasuda. Kui makse saajat ei ole näidatud, siis panga andmed võetakse Arvelduste objekti juurest.
- Maksimaalselt on võimalik näidata 5 erinevat arvelduskonto numbrit. Kui lisada arvele panga BIC kood, siis saab kasutada ainult 1, 3, 5 panka. 2 ja 4 panga asemel näidatakse 1 ja 3 panga BIC kood
- Arve saaja nimetus. Tavaliselt Ostja. Nimi võetakse arvelduste kande Asutus/isik välja pealt.
- Kauba või teenuse saaja nimetus. Nimed summeeritakse sama arve arvelduste kannete Saaja välja pealt.